Intern kontroll
Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen. I detta ansvar ingår att årligen utvärdera den finansiella rapportering som styrelsen erhåller och ställa krav på dess innehåll och utformning för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen. Detta krav innebär att den finansiella rapporteringen ska vara ändamålsenlig med tillämpning av gällande redovisningsregler och övriga krav på noterade bolag. Följande beskrivning är avgränsad till B&B TOOLS interna kontroll avseende den finansiella rapporteringen och är inte granskad av bolagets revisorer.
Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument såsom av styrelsen fastställda policys samt koncernövergripande riktlinjer och manualer.
B&B TOOLS bygger och organiserar sin verksamhet med utgångspunkt från ett decentraliserat lönsamhetsansvar med verksamhetsområden i bolagsform. Därmed utgör arbetsordningar för internt styrelsearbete samt instruktioner för arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör centrala styrdokument.
Koncernens viktigaste finansiella styrdokument finns samlade på ett intranät för ekonomifunktionen och omfattar en övergripande Finanspolicy, en rapporteringsmanual, en manual för koncernens internbank samt utökade instruktioner inför varje bokslut. Regelverket inom ekonomi uppdateras löpande och under verksamhetsåret har fokus varit på att utveckla praktiska riktlinjer för värdering av tillgångar och skulder. På ett mer övergripande plan ska all verksamhet inom B&B TOOLS-koncernen bedrivas i enlighet med koncernens ”Code of Conduct”.
B&B TOOLS har etablerat kontrollstrukturer för att hantera risker som styrelse och koncernledning bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen avseende finansiell rapportering. Exempel är transaktionsrelaterade kontroller så som regelverk kring attest och investeringar samt tydliga utbetalningsrutiner men även analytiska kontroller som utförs av koncernens kontrollerorganisation. Controllers på samtliga nivåer inom koncernen har en nyckelroll vad gäller integritet, kompetens och förmåga att skapa den miljö som krävs för att uppnå transparent och rättvisande finansiell rapportering.
I samband med att koncernen implementerar ett nytt affärssystem har en manual tagits fram som beskriver hur rutiner och kontroller kopplade bland annat till fakturering och bokslut ska genomföras.
En viktig övergripande kontrollaktivitet är vidare den månatliga resultatuppföljning som genomförs via det interna rapporteringssystemet, och som analyseras och kommenteras i det interna styrelsearbetet. Resultatuppföljningen omfattar avstämning mot tidigare satta mål, senaste prognos samt uppföljning av fastställda nyckeltal. Resultatuppföljningen fungerar som ett viktigt komplement till de kontroller och avstämningar som genomförs i själva ekonomiprocesserna.
Uppföljning för att säkerställa kvaliteten på den interna kontrollen sker inom B&B TOOLS på olika sätt. Corporate Assurance,som är koncernens interna granskningsfunktion, arbetar dels proaktivt genom att medverka i olika projekt som utvecklar den interna kontrollen. Exempel på detta är framtagandet av manual för affärssystemet, processkartläggningar samt medverkan vid olika ekonomikonferenser. Dessutom genomför Corporate Assurance uppföljningar av att beslutade policys och riktlinjer efterlevs. Detta görs antingen i form av interna bolagsrevisioner på plats i verksamheten eller i form av analyser baserade på olika informationskällor. En årlig riskanalys ligger till grund för vilka aktiviteter som ska prioriteras.